Inhoudsopgave

De handleiding KOMAS/Windows is onderverdeeld in een aantal hoofdstukken. Ieder hoofdstuk bespreekt een aantal samenhangende onderwerpen.

Externe interfaces

KOMAS kan ook met een aantal externe partijen communiceren. Hiertoe zijn er interfaces gebouwd tussen KOMAS en de betreffende externe partij. De mogelijkheden daarvan worden hieronder beschreven.

Aanmaken incassobestand voor Internetbankieren

Met KOMAS kan een betand met incasso opdrachten worden aangemaakt dat met Internetbankieren van de diverse banken kan worden geïmporteerd. Vanaf 2014 zal dit bestand in het gestandaardiseerde SEPA formaat worden aangemaakt.

Incassomachtiging vastleggen

Met de invoering van SEPA worden tevens de regels omtrent de incasso op Europese schaal gelijkgetrokken.

Voor Nederland, ooit een voorloper op het gebied van de incasso, betekent dat de regels op sommige gebieden worden aangescherpt.

Iedere door de klant getekende machtiging dient bij de relatiegegevens elektronisch te worden vastgelegd. Hiervoor is in KOMAS een tabblad Incasso Machtiging bij de functie 0200 Relaties waarop de gegevens van de machtiging kunnen worden vastgelegd.

Zie de beschrijving van het tabblad Incasso Machtiging

Werkwijze incasso

Indien bij het maken van een verkoopfactuur wordt aangegeven dat de klant een incassomachtiging heeft afgegeven dan wordt bij de factuur ook een incassodatum vastgelegd. Op het moment dat wordt gefactureerd wordt dan in KOMAS een incasso opdracht vastgelegd die dan met deze functie in een bestand voor het elektronisch bankieren programma van de bank kan worden gezet.

Indien er een incasso opdracht wordt aangemaakt wordt er ook een boeking aangemaakt op de systeemrekening Tussenrekening Incasso. De factuur wordt dan als betaald geregistreerd op de incassodatum.
Op het moment dat het incassobedrag binnenkomt op de bankrekening, wordt het bedrag afgeboekt van de Tussenrekening Incasso.

Voordat daarwerkelijk een betaalbestand wordt aangemaakt zal KOMAS eerst een overzicht tonen met daarop het aantal posten dat voor een bepaalde incassodatum aanwezig is.
Op het scherm staat ook de map aangegeven, waarin de bestanden moeten worden geplaatst. Dit hoeft slechts eenmalig te worden opgegeven.

Selecteren data

Op het scherm kan worden aangegeven van welke incasso data men een betaalbestand wil aanmaken.

Verwerken

Wanneer op Verwerken wordt gedrukt zal alleereerst een printer worden gevraagd om het verslag van het aanmaken te kunnen afdrukken. Vervolgens zal een bestand in de opgegeven map worden geschreven met de naam SEPAIxx.XML, waarbij xx een oplopend nummer is.

Door de regels van SEPA dient een bestand, afhankelijk van het soort incasso, een aantal dagen voor de incassodatum te worden ingestuurd.

De regels van SEPA geven aan, dat een eerste incasso van een machtiging 5 dagen voor de incassodatum moet worden ingestuurd. Bij een volgende incasso kan het bestand 2 dagen voor de incasso worden ingestuurd.

KOMAS zal bij het aanmaken van het bestand rekening houden met deze termijnen, maar het verdient aanbeveling om een bestand zo vroeg mogelijk bij de bank aan te bieden.

Nadat incasso opdrachten zijn aangemaakt

Als wordt gewerkt met incasso opdrachten is het de bedoeling dat de door u geïncasseerde bedragen op uw rekening worden geboekt. In de meeste gevallen zal dat ook gebeuren, maar er zijn enkele mogelijkheden dat het niet lukt.

Incasso niet mogelijk

Het kan voorkomen, dat een incasso niet lukt omdat de klant incasso's niet toestaat.
U ontvangt dan van de bank een melding in het Internetbankieren programma dat de incasso niet is gelukt.

In dit geval krijgt u minder overgemaakt op uw rekening dan de bedoeling was. U dient dan een boeking te maken op het dagboek Tussenrekening Incasso om de factuur waar het om gaat weer 'open' te zetten. U boekt op de rekening Debiteuren en crediteert de betrokken factuur. Het saldo van Tussenrekening Incasso houdt dan het juiste saldo.
De klant dient dan op een andere manier te betalen.

Stornering incasso

Het kan ook voorkomen, dat een incasso wordt teruggeboekt (gestorneerd) door de klant omdat men het niet eens is met de afboeking.
In dat geval wordt het bedrag weer afgeboekt van uw bankrekening. Er dient dan in het bankboek te worden geboekt op rekening Debiteuren om de betreffende factuur te crediteren. Hierdoor komt de factuur weer 'open' te staan en dient de klant op een andere manier te betalen.

Over KOMAS

KOMAS is al voor het eerst verschenen in 1985 met een tekstgeori├źnteerde gebruikersinterface.

In de jaren '90 van de vorige eeuw is de Windowsversie van KOMAS uitgebracht en deze versie is nog steeds actueel. In de loop der jaren zijn steeds aanpassingen en uitbreidingen gedaan om te voldoen aan de nieuwste regelgeving.

Contactgegevens

  • Telefoon:
    0184-684542
  • Email:
    komas@nicogram.nl
  • Adres:
    Lekdijk 177
    2957 CG Nw-Lekkerland
    Nederland