Inhoudsopgave

De handleiding KOMAS/Windows is onderverdeeld in een aantal hoofdstukken. Ieder hoofdstuk bespreekt een aantal samenhangende onderwerpen.

Externe interfaces

KOMAS kan ook met een aantal externe partijen communiceren. Hiertoe zijn er interfaces gebouwd tussen KOMAS en de betreffende externe partij. De mogelijkheden daarvan worden hieronder beschreven.

Aanmaken betaalbestand Elektronisch Bankieren

Met KOMAS kan een betand met betaalopdrachten worden aangemaakt dat in het programma voor Internet Bankieren van de diverse banken kan worden geïmporteerd.

Voordat daarwerkelijk een betaalbestand wordt aangemaakt zal KOMAS eerst een betaalvoorstel presenteren. Dit voorstel kan worden aangepast voordat wordt besloten om van de geselecteerde betalingen een bestand met opdrachten aan te maken.

Selecteren rekeningen

Allereerst dient de bankrekening te worden gekozen warvan de betalingen moeten worden gedaan. Het programma zal rekening houden met het actuele saldo op de rekening en de eventuele kredietlimiet bij het aanmaken van het betaalvoorstel.

De rubriek Vaste Betaaldatum geeft aan met welke betaaldatum het programma moet rekenen bij het aanmaken van het betaalvoorstel. Standaard zal dit de huidige datum zijn. Maar indien men enkele dagen vooruit een betaalbestand wil aanmaken kan hier een latere datum worden opgegeven.

Ook is het mogelijk om aan te geven of periodieke betalingen al dan niet meegenomen moeten worden bij aan aanmaken van het betaalvoorstel.
Optioneel kan worden aangegeven of het aangemaakte betaalvoorstel slechts een beperkt aantal dagen vooruit mag kijken. Posten met een vervaldatum later dan de systeemdatum + het aantal opgegeven dagen zullen niet worden getoond.

Ook kan met een vinkje worden aangegeven of binnenlandse en/of buitenlandse betalingen moeten worden meegenomen.

Buitenlandse betalingen worden alleen meegenomen indien de buitenlandse relatie beschikt over een IBAN en de relatie uit de Eurozone komt.

Groepen

Op het tabblad Groepen is het mogelijk om alleen bepaalde groepen relaties te selecteren die moeten worden meegenomen bij het aanmaken van het betaalvoorstel. Standaard zullen alle groepen worden meegenomen.

Nieuw

Indien alle selecties zijn gemaakt kan met de knop Nieuw een betaalvoorstel worden aangevraagd. Het programma zal dan op basis van de Vaste Betaaldatum berekenen welke facturen en/of periodieke betalingen voor betaling in aanmerking komen, rekening houdend met het saldo en de eventuele kredietlimiet op de rekening.

Voor het bepalen van de vervaldatum van een factuur wordt het aantal kredietdagen gebruikt dat bij de relatie is opgegeven. Wordt daar niets opgegeven, dan wordt 31 dagen aangenomen.

Bij het aanmaken van een betaalvoorstel worden eventuele creditfacturen (in groen aangegeven op het scherm) verrekend met debetfacturen van dezelfde crediteur, tenzij bij de relatiegegevens is aangegeven dan dit niet mag.

Eventuele kredietbeperking wordt automatisch afgetrokken indien de betaling plaatsvindt binnen de termijn waarop de kredietbeperking mag worden afgetrokken.
Opmerking: Bij de berekening van de kredietbeperking wordt er van uit gegaan, dat de kredietbeperking door de crediteur is berekend over het goederenbedrag exclusief BTW en dat er volgens de regels ook over de kredietbeperking BTW is berekend!

Wijzigen voorstel

Het betaalvoorstel kan worden gewijzigd door betalingen aan of uit te vinken, maar ook de datum waarop de betaling moet plaatsvinden kan nog worden aangepast door deze op de regel van de betaling te wijzigen. Ook het te betalen bedrag kan nog worden aangepast op de regel in het betaalvoorstel, zodat op die manier een deelbetaling kan worden gedaan.

Print

Het betaalvoorstel kan desgewenst worden afgedrukt via de Print knop.

Opslaan

Het betaalvoorstel kan worden opgeslagen voordat daadwerkelijk een betaalbestand wordt aangemaakt. Als de functie daarna wordt verlaten en later weer wordt gestart, dan zal dit betaalvoorstel direct weer in beeld verschijnen en kan alsnog op basis van dit voorstel een betaalbestand worden aangemaakt.

Export

Het daadwerkelijk aanmaken van een betaalbestand gebeurt op het tabblad Export.

Batches

Wordt er gekozen om batches te laten aanmaken door KOMAS, dan worden de betalingen gebundeld per betaaldatum en zal later op het elektronisch bankafschrift van de bank één bedrag worden vermeld voor alle posten die op die dag betaald zijn.

Naamgeving

De naam van het betaalbestand dat door KOMAS wordt aangemaakt zal beginnen met SEPA, gevolgd door een oplopend volgnummer.
Indien de map waarin de bestanden worden opgeslagen wordt opgeschoond zal weer met volgnummer 00 worden begonnen.

Overzicht

KOMAS zal een verslag afdrukken bij het aanmaken van het betaalbestand. Hierop staan alle gegevens over het aangemaakte bestand: De betaalde posten en de datum waarop de betaling wordt uitgevoerd (agenda). Ook de verdeling in batches wordt getoond, het totaal te betalen bedrag en de aangemaakte bestandsnaam.

Betalingen onderweg

Nadat een betaalbestand is aangemaakt worden boekingen aangemaakt om de betaalde posten af te boeken. Het totaalbedrag van de betaalde batches wordt geboekt op de systeemrekening Betalingen onderweg. Wanneer de betaalde posten daadwerkelijk op het (elektronische) bankafschrift verschijnen dienen ze te worden afgeboekt van Betalingen onderweg.

Mail of fax

In bepaalde gevallen zal KOMAS een fax of email aanmaken voor de ontvanger van de betaling. De fax of mail zal een specificatie bevatten van de betaalde posten, die de ontvanger kan gebruiken voor het afboeken van in zijn administratie.

In de volgende gevallen zal een specificatie worden aangemaakt:

  • Er wordt minimaal één creditfactuur verrekend
  • Er wordt een gebundelde betaling overgemaakt
Een betaling wordt gebundeld indien het aantal facturen dat op één datum wordt betaald de drempel overschrijdt die is opgegeven voor het bundelen van betalingen. Dit gebeurt om bankkosten te verminderen.

Er wordt een mail verstuurd indien er een emailadres bij de relatie bekend is. Als er bij de relatie een e-mail adres crediteuren bekend is zal de mail naar dat adres worden gestuurd, anders naar het algemen emailadres.

Over KOMAS

KOMAS is al voor het eerst verschenen in 1985 met een tekstgeori├źnteerde gebruikersinterface.

In de jaren '90 van de vorige eeuw is de Windowsversie van KOMAS uitgebracht en deze versie is nog steeds actueel. In de loop der jaren zijn steeds aanpassingen en uitbreidingen gedaan om te voldoen aan de nieuwste regelgeving.

Contactgegevens

  • Telefoon:
    0184-684542
  • Email:
    komas@nicogram.nl
  • Adres:
    Lekdijk 177
    2957 CG Nw-Lekkerland
    Nederland