Configuratie Automatisch Boeken

Bij het verwerken van elektronische dagafschriften blijkt dat veel boekingen regelmatig terugkomen.

Om het het boeken van dergelijke regels te vereenvoudigen zal KOMAS bepaalde gegevens van dat soort boekingen bewaren om later dezelfde soort boekingen (voor een deel) zelf te kunnen maken. Er is op die manier een zelflerend programma ontstaan.

Met de functie 4159 Config Automatisch Boeken kan de gebruiker een aantal instellingen wijzigen die te maken hebben met het automatisch boeken.

Automatisch boeken houdt in, dat KOMAS boekingsregels die compleet kunnen worden gevuld aan de hand van gegevens in het elektronisch dagafschrift opslaat zonder tussenkomst van de gebruiker. Dit versnelt het boekingsproces aanmerkelijk.

Deze functie heeft een drietal tabbladen, waarmee verschillende deelfuncties zijn uit te voeren.

Configuratie

KOMAS onderscheidt bij het verwerken van elektronische dagafschriften een aantal verschillende categorieën.
Op dit tabblad kan worden aangegeven welke categorieën KOMAS zonder tussenkomst van de gebruiker mag opslaan indie een complete boekingsregel kan worden samengesteld.

Betalingen onderweg

Het gaat hier om terugmeldingen van de bank dat een betaalopdracht is uitgevoerd. De boeking wordt dan geboekt op de systeemrekening Betalingen Onderweg.

Inkoopfacturen

KOMAS kan herkennen dat een inkoopfactuur is betaald, anders dan door een aangeleverde betaalopdracht. Een dergelijke betaling (bijvoorbeeld n.a.v. incasso opdracht) kan automatisch worden geboekt indien KOMAS de bijbehorende factuur kan terugvinden, bijvoorbeeld aan de hand van het bedrag.

In dit geval is belangrijk, dat bij de crediteur in KOMAS het IBAN van de crediteur is vastgelegd. Dit IBAN, dat ook in het elektronisch dagafschrift staat, is de link naar de juiste relatie.

Verkoopfacturen

KOMAS kan herkennen dat een verkoopfactuur is betaald indien de betalende partij de juiste gegevens bij de betaalopdracht heeft meegegeven.
KOMAS kan aan de hand van het eventueel meegegeven relatienummer de juiste relatie vinden, maar ook aan de hand van het factuurnummer kan de juiste factuur worden gevonden.

Ook in dit geval kan het helpen dat bij de debiteur in KOMAS het IBAN van de debiteur is vastgelegd. Dit IBAN, dat ook in het elektronisch dagafschrift staat, is de link naar de juiste relatie. Heeft men geen gegevens over de factuur meegegeven, dan kan aan de hand van het IBAN in ieder geval de juiste relatie worden gevonden.

Sleutelwoorden afschrift

KOMAS is zelflerend wat betreft boekingen die niet rechtstreeks zijn toe te wijze aan crediteuren of debiteuren. KOMAS bewaart daartoe sleutelwoorden en parameters n.a.v. door de gebruiker gemaakte keuzes bij dit soort boekingen.

Indien een dergelijke boeking later weer voorkomt, dan weet KOMAS op welke rekening moet worden geboekt en wat de variabele gegevens in de omschrijving zijn.

Sleutelwoorden deze functie

Indien het niet mogelijk is om aan de hand van een omschrijving op het elektronisch dagafschrift te herleiden om welke boeking het gaat, kan een extra lijst met sleutelwoorden worden vastgelegd met deze functie (zie tabblad Sleutelwoorden).

Indien een boeking aan deze sleutelgegevens voldoet, dan weet KOMAS op welke rekening moet worden geboekt en wat de omschrijving moet zijn.

Sleutelwoorden

Op dit tabblad kunnen een aantal sleutelwoorden van regelmatig terugkomende boekingen worden vastgelegd.

Afkomstig van IBAN

Indien bekend is van welke IBAN de boeking afkomstig is, dan kan de IBAN worden opgegeven. Aanders kan de rubriek leeg worden gelaten en zal KOMAS de rubriek vullen met een "*".

Sleutelwoorden

In deze rubriek kunnen een of meer sleutelwoorden worden ingevoerd die moeten voorkomen in de omschrijving van het elektronisch dagafschrift om op deze sleutel te kunnen boeken. Sleutelwoorden moeten worden gescheiden door een komma.

Boeken op grootboekrekening

Hier kan het grootboekrekeningnummer worden opgegeven waarop moet worden geboekt. Dit kan de rekening crediteuren zijn indien een inkoopfactuur is aangemaakt van een kostenpost (bijvoorbeel een tankbon).

Relatie

Hier kan het relatienummer van de crediteur worden opgegeven indien bij de voorgaande rubriek de rekening crediteuren is opgegeven.

Keywords KOMAS

Op dit tabblad kan de lijst met keywords worden beheerd, die KOMAS automatisch bewaart n.a.v. boekingen.

Eventueel kunnen items uit de lijst worden verwijderd, indien een onjuiste keuze is gemaakt bij de eerste boeking van die soort. Maar het is ook mogelijk de gegevens die zijn vastgehouden te wijzigen.

De rubrieken Param1 t/m Param4 bevatten vaak een cijfer. Dit verwijst naar een woord dat in de omschrijving van het elektronisch dagafschrift voorkomt en doorgaans een variabel gegeven bevat. KOMAS gebruikt deze gegevens om bij het boeken de omschrijving op te stellen, waarbij dan de variabele gegevens ook het dagafschrift worden gebruikt.

In deze lijst kunnen door de gebruiker geen items worden toegevoegd. Wel kan men items uit de lijst verwijderen.

Door op een item in de lijst te dubbelkikken kan een item worden gewijzigd of kan op de knop Verwijderen worden gedrukt om het item uit de lijst te verwijderen.