Inhoudsopgave

De handleiding KOMAS/Windows is onderverdeeld in een aantal hoofdstukken. Ieder hoofdstuk bespreekt een aantal samenhangende onderwerpen.

Externe interfaces

KOMAS kan ook met een aantal externe partijen communiceren. Hiertoe zijn er interfaces gebouwd tussen KOMAS en de betreffende externe partij. De mogelijkheden daarvan worden hieronder beschreven.

Workflows in KOMAS

Het is in KOMAS mogelijk om naar aanleiding van een ontvangen inkoopfactuur een workflow in te stellen voor de factuur. Dit betekent dat één of meer gebruikers een workflowactie krijgen toegewezen om de factuur goed te keuren alvorens deze betaalbaar wordt gesteld.

De bedrijfsbeheerder kan op allerlei verschillende manieren een configuratie maken om workflowacties te laten toekennen aan gebruikers. Daarnaast kan ook tijdens het invoeren van een inkoopfactuur of zelfs tijdens het goedkeuringsproces van de factuur nog een extra workflowactie worden toegekend aan een gebruiker.

Afhandelen workflow

Gebruikers die workflowactie toegewezen kunnen krijgen hebben toegang tot de functie 1408 Afhandelen Workflow.

Vooraf kunnen ze een mail ontvangen dat er af te handelen workflow acties voor ze klaar staan.

Afhandelen Workflow

PDF bekijken

Door in de kolom PDF achter een factuur te dubbelklikken zal de PDF versie van de factuur worden geopend, zodat de gebruiker kan zien waarover de factuur gaat.
Het is afhankelijk van de configuratie van het systeem waar de PDF wordt geopend. Dit kan zijn in Acrobat Reader, maar het kan ook zijn dat de factuur wordt getoond in de DIMS Viewer.

Memo bekijken of toevoegen

Indien in de kolom Memo achter de factuur Ja staat is er ook een memo toegevoegd bij de factuur. Door te dubbelklikken in de kolom kan de memo worden getoond.

Memo bij Workflow

Op het moment dat een memo bij een workflow is geopend kan de gebruiker eventueel nog een extra memo bij de factuur aanmaken via de knop Nieuw.
Daarnaast is het mogelijk om nog een extra gebruiker naar de factuur te laten kijken door deze gebruiker ook een workflow actie voor deze factuur toe te kennen. Dit kan door een vinkje te zetten achter de naam van de betrokken gebruiker.

Ook is het mogelijk om een extra PDF aan de factuur toe te voegen. Dit kan door op het memoscherm op de knop PDF te klikken.
Er zal dan een scherm worden geopend waarop naar de PDF kan worden genavigeerd.

Accorderen

Indien de gebruiker akkoord is met de factuur kan een vinkje worden gezet in de kolom Sel achter de factuur. Vervolgens dient dan op Verwerken te worden geklikt om de gegevens op te slaan.

Het kan zijn dat door het accorderen door deze gebruiker een workflowactie voor deze factuur aan een volgende gebruiker zal worden toegekend. De volgende gebruiker staat ook vermeld op het scherm in de kolom Hierna naar. Deze gebruiker zal dan hierover een mail ontvangen.

Mocht dit de laatste workflow actie zijn voor deze factuur dan zal de factuur nu betaalbaar worden gesteld. Eventueel kan de crediteurenadministratie hierover per mail op de hoogte worden gesteld. Dit is afhankelijk van de configuratie door de bedrijfsbeheerder.

Logging workflow acties

Alle uitgevoerde workflow acties worden vastgelegd in het systeem met daarbij datum en tijd wanneer ze zijn uitgevoerd.

De bedrijfsbeheerder heeft een speciale functie om alle workflow acties te kunnen bekijken. Door middel van bepaalde filters kan heel nauwkeurig in de log worden gezocht.

Over KOMAS

KOMAS is al voor het eerst verschenen in 1985 met een tekstgeoriënteerde gebruikersinterface.

In de jaren '90 van de vorige eeuw is de Windowsversie van KOMAS uitgebracht en deze versie is nog steeds actueel. In de loop der jaren zijn steeds aanpassingen en uitbreidingen gedaan om te voldoen aan de nieuwste regelgeving.

Contactgegevens

  • Telefoon:
    0184-684542
  • Email:
    komas@nicogram.nl
  • Adres:
    Lekdijk 177
    2957 CG Nw-Lekkerland
    Nederland