Inbrengen orders

Om een factuur in KOMAS/Factuur te kunnen maken moet er eerst een order worden ingebracht. Een order wordt ingebracht via de functie Orders. Een order bestaat uit 3 delen: Algemene ordergegevens, Artikelgegevens en Afsluitende gegevens.

Algemeen

Op het scherm met Algemene ordergegevens wordt aangegeven voor welke relatie de order wordt ingebracht. Tevens kunnen hier zaken worden aangegeven die op deze order betrekking hebben, zoals contant korting of kredietbeperking of voetnoten die op de factuur moeten worden afgedrukt.
Veel van deze gegevens kunnen standaard bij de realtie worden vastgelegd.

Per relatie kunnen meerdere orders worden vastgelegd. Iedere order per relatie krijgt een volgnummer, zodat meerdere orders kunnen worden onderscheiden.

Relatie

Kies een relatie waarvoor een order moet worden ingebracht. Indien er al een order voor de relatie aanwezig is, zullen de gegevens van het laagste volgnummer worden getoond. Druk op de knop Nieuw om een nieuwe order voor deze relatie in te voeren.

Uw ordernummer

Bij deze rubriek kan het ordernummer van de klant worden ingevoerd. Dit ordernummer kan op de factuur worden afgedrukt.

Verzenden aan

Hier kan eventueel een afwijkend verzendadres worden opgegeven. Standaard zullen hier de gegevens van de relatie worden getoond.

Code verzending

Hier kan een verzendwijze worden gekozen.

Project

Hier kan eventueel een project worden gekozen waarvoor de order wordt gemaakt.

Voetnoeten

Er kunnen maximaal 3 voetnoten worden gekozen die op de factuur kunnen worden afgedrukt.

Contantkorting

Bij de order kan een kortingspercentage voor contante betaling worden opgegeven. Bij het maken van de factuur zal dit percentage als contantkorting worden afgetrokken van het totaal goederenbedrag (excl. BTW).

Kredietbeperking

Bij de order kan een percentage worden opgegeven voor kredietbeperking. Bij het maken van de factuur zal het goederenbedrag (excl. BTW) met dit percentage kredietbeperking worden verhoogd.

Valutacode

Indien de factuur moet worden gemaakt in een andere valuta dan Euro dan kan dat hier worden opgegeven. Bij het maken van de factuur zullen de bedragen tegen de op dat moment in KOMAS bekende koers worden omgerekend naar de opgegeven valuta.

Grensovergang

Hier kan worden opgegeven of de goederen worden uitgevoerd naar het buitenland. Er kan dan worden gekozen of de goederen binnen de EU of naar een land buiten de EU worden uitgevoerd. Dit is belangrijk voor de berekening van de BTW.

Regelinvoer

Om een factuur te kunnen maken moeten één of meer artikelregels worden ingevoerd. Er kan een onbeperkt aantal regels worden ingevoerd.

Soort

Naast het inbrengen van normale artikelregels kunnen er speciale regels worden ingebracht:

Tekstregel
Er kunnen vaste tekstregels worden gedefinieerd. Deze tekstregels kunnen worden ingevoegd in de order door bij de rubriek Soort voor tekstregel te kiezen. Daarna kan een gedefinieerde tekstregel worden gekozen.
Een van de tekstregels zou een lege regel kunnen zijn, zodat op die manier een spatieregel kan worden ingevoegd om de factuur leesbaar te houden.

Tesktblok
Naast vaste tekstregels kunnen ook tekstblokken worden gedefineerd. Een tekstblok bestaat uit meerdere regels vaste tekst.
Deze tekstblokken kunnen worden ingevoegd in de order door bij de rubriek Soort voor tekstblok te kiezen. Daarna kan een gedefinieerd tekstblok worden gekozen.
Op het orderscherm wordt alleen de verkorte omschrijving van het tekstblok getoond. Pas bij het afdrukken van de factuur wordt het volledige tekstblok afgedrukt.

Artikel

Op deze plaats kan een artikel worden gekozen dat wordt geleverd. De artikelomschrijving wordt op het scherm getoond.
Indien een zogenaamd vrij artikel wordt gekozen kan men zelf een artikelomschrijving ingeven.

Aantal

Hier wordt het te leveren aantal artikelen ingevoerd. Indien niet wordt gewerkt met KOMAS/Voorraad wordt dit aantal altijd als geleverd beschouwd, er is namelijk geen voorraadadministratie.

Prijs per stuk

Hier wordt de standaard prijs gemeld die is aangegeven bij dit artikel, maar de prijs kan hier nog worden aangepast als er andere afspraken zijn gemaakt met de klant.

Korting %

Hier wordt standaard het kortingspercentage getoond dat is vastgelegd voor deze klant en voor deze artikelgroep. Er kan per regel worden afgeweken door hier een ander kortingspercentage op te geven.

Tussenvoegen

Een regel kan worden tussengevoegd door in het overzicht met orderregels de orderregel aan te klikken waarboven de tussen te voegen regel moet komen en dan op de knop Tussenvoegen te drukken.
Vervolgens kan een nieuwe regel worden ingevoerd. Na op Opslaan te drukken zal de nieuwe regel worden tussengevoegd boven de aangeklikte regel.

Einde orderinvoer

Indien alle regels van de order zijn ingebracht kan het tabblad Einde orderinvoer worden geselecteerd om eventueel nog wat aanvullende gegevens in te brengen.

Bedrag administratiekosten

Hier kan een bedrag worden ingevoerd dat wordt gerekend voor administratiekosten of verzendkosten.

Bedrag naar G-rekening

Voor die bedrijven die gebruik moeten maken van een G-rekening kan hier een deel van het factuurbedrag worden opgegeven dat de klant dient te betalen op de G-rekening van het bedrijf dat de factuur verstuurt.
Dit bedrag is meestal een percentage van het factuurbedrag. Dit percentage kan bij de relatie worden vastgelegd en het programma zal een bedrag voorstellen. Hier kan eventueel van worden afgeweken.

Garantielevering

Indien het gaat om een garantielevering zal geen bedrag worden berekend en zal het totaalfactuurbedrag op 0 staan.
Om nu toch een factuur te kunnen afdrukken dient de rubriek Garantielevering te worden aangevinkt.

Order compleet

Indien wordt gewerkt met orderafhandeling kan de rubriek Order compleet worden aangevinkt om aan te geven dat de order verder kan worden afgewerkt.

Incasso aanmaken

Indien de klant een machtiging tot incasso heeft afgegeven en er is een bankrekening bij de relatie bekend dan kan de rubriek Incass maken worden aangevinkt om aan te geven dat een incasso opdracht moet worden aangemaakt nadat de factuur is gemaakt.

Incassodatum

Indien is gekozen voor een incasso dan zal hier een incassodatum worden getoond. Deze incassodatum wordt berekend aan de hand van het aantal kredietdagen dat bij de relatie is vastgelegd.